Pflichtangaben in E-Mails

Der Gesetzgeber hat die Gesetze geändert und mit Wirkung vom 01.01.2007 den Begriff “Geschäftsbriefe” erweitert. (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG)

Neu müssen nun die für die geschäftliche Korrespondenz gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben auch in der geschäftlichen E-Mail Korrespondenz gemacht werden.
Die Pflichtangaben gelten für alle Kaufleute. Sie gelten nicht für selbständige Freiberufler, die nicht als Partnerschaftsgesellschaft oder in sonstiger Form organisiert sind. Eine GbR betreibt typischerweise kein Handelsgewerbe, darin unterscheidet sie sich von einer offenen Handelsgesellschaft. Die Pflichtangaben gelten für die GbR daher grundsätzlich nicht.

E-Mail-Signatur

Vergleichbar mit dem Briefkopf einer traditionellen Geschäftsdrucksache erfüllt die E-Mail-Signatur die Funktion der genauen Absenderangabe. Sie ist damit Bestandteil der visuellen Kommunikation.

Die E-Mail-Signatur enthält den Namen des Mitarbeiters, seine Funktion, die genaue Angabe der Abteilung und den Namen des Unternehmens. Hinzu kommt noch die Postanschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- sowie Internet-Adresse.

Um die persönlichen und allgemeinen Daten deutlich zu unterscheiden, wird nach der Funktion ein Unterstrich (Hochstelltaste + Bindestrich) in die Signatur eingefügt. Die Anschrift ist vom Unternehmen mit einer Leerzeile abgesetzt.

Beispiel

Vorname Nachname
Funktion (optional)
________________________
Abteilung
Unternehmen

Straße
PLZ Ort
Telefon: 01234 1234-56
Fax: 01234 1234-57
E-Mail: mailto:vorname.nachname@firmendomain.de
Internet: http://www.firmendomain.de

Für eine GmbH sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich:

Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft;
Ort der Registrierung der Gesellschaft;
Die Registernummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist;
Alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und diesen einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Einrichtung

Bei Outlook Express legen Sie die Signatur unter “Extras – Optionen” im Registerblatt “Signaturen” an und setzen dann einen Haken bei “Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen”.